As opiniões expressas pelos colaboradores do empresário são suas.
Em 2023, a Apple revelou um caso de fraude interna grave. Um funcionário de longa data explorou seu acesso a sistemas de compras, desviando fundos da empresa, manipulando relacionamentos com fornecedores e aprovando faturas falsas. The Fallout: quase US $ 19 milhões em perdas.
Este não era um peculato ao estilo de Hollywood. Era lento, quieto e despercebido por anos. Começou com confiança e processos sem controle que não foram construídos para sinalizar abusos.
Como empreendedores, muitas vezes pensamos Fraude interna é um problema de grande empresa. Não é. É um problema de sistemas. Se você estiver construindo uma empresa, aqui estão cinco sinais de aviso que seus recursos podem estar deslizando pelas rachaduras – e o que você pode fazer para impedi -lo mais cedo.
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1. Despesas que não correspondem à função
Se você está vendo ferramentas ou serviços sendo dispensados por departamentos que não precisam delas, isso é uma bandeira vermelha. Certa vez, vi uma equipe de marketing gastando regularmente software de edição de vídeo de ponta-tudo para uma pessoa. Acontece que estava sendo usado para um canal pessoal do YouTube.
Esse tipo de uso indevido geralmente voa sob o radar porque não parece roubo de funcionários. Mas isso se resume.
O que fazer: Implementar o rastreamento de despesas baseado em projetos usando ferramentas como Divvy ou Despensify. Use uma estrutura hierárquica do código do projeto que vincule as despesas a equipes, campanhas e datas. Revise os relatórios mensais por categoria para identificar anomalias.
2. Fornecedores desconhecidos ou não verificados
A fraude costuma se esconder nas listas de fornecedores. Os fraudadores podem criar fornecedores falsos ou manipular contas de fornecedores existentes para desviar os fundos sob o pretexto de pagamentos legítimos. Na verdade, mais de 60% Das empresas relatadas enfrentando tentativa ou fraude de pagamento real, muito se vinculou a esquemas relacionados a fornecedores, como fornecedores falsos, faturas duplicadas e faturamento inflado.
O que fazer: Audite sua lista de mestres do seu fornecedor a cada trimestre. Verifique os IDs fiscais cruzados, endereços físicos (Google eles) e detalhes de contato. Ferramentas como Tealbook ou APEX Portal podem ajudar a simplificar a verificação. Além disso, aplique a dupla autorização para qualquer nova configuração de fornecedor.
Fornecedores de sinalizadores que recebem mais de três pagamentos em 30 dias ou aqueles com faturas de número redondo. Estes são os padrões que os fraudadores dependem.
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3. Funcionários que evitam a supervisão ou férias
Um dos sinais mais negligenciados é comportamental. As pessoas que cometem fraudes muitas vezes insistem em “fazer tudo próprio” e nunca se despedirem – porque temem que alguém descubra o que está escondendo.
O que fazer: Use permissões baseadas em funções e requer revisão por pares para todas as aprovações. Plataformas como o SAP Concur ou o NetSuite permitem trilhas de auditoria e delegação durante a licença. Gire as responsabilidades -chave anualmente e incentive intervalo obrigatório. Não é apenas bom para a saúde mental – protege seus sistemas.
Além disso, promova uma cultura de transparência. Se sua equipe se sentir segura levantando preocupações, você ouvirá sobre problemas muito antes de aparecer nos livros.
4. Transações recorrentes que apenas deslizam abaixo dos limites de aprovação
Este é inteligente. Um membro da equipe envia pagamentos de US $ 4.950 quando o limite de aprovação é de US $ 5.000. Uma vez? Multar. Mensal? Isso é uma bandeira vermelha.
O que fazer: Ajustar os limites de aprovação a cada trimestre. Use o monitoramento da velocidade da transação no seu ERP para sinalizar fornecedores de repetição ou beneficiários com faturas de alta frequência e baixo valor. Defina alertas para quem tenta dividir faturas ou pagamentos.
No QuickBooks ou Oracle Netsuite, por exemplo, você pode definir regras de fluxo de trabalho para escalar qualquer coisa com frequência incomum ou picos de atividade de fornecedores repentinos.
5. Falta documentos ou trilhas de papel vagas
Quando as pessoas começam a “perder” recibos ou enviar justificativas retroativas, você pode ter um problema. A fraude nem sempre é sobre o que é visível – é sobre o que não é convenientemente.
O que fazer: Mova para um sistema de documentação baseado em nuvem como Docuware ou Zoho Workdrive. Exigem que os recibos sejam carregados dentro de 48 horas após uma transação. Implemente uma cadeia de aprovação digital e registros de auditoria. Se a documentação estiver atrasada mais de uma vez, escala.
Por que as pessoas boas se saem desonestas
Nem todo uso indevido é malicioso. Às vezes, é pressão. Estresse financeirosentir -se esquecido ou apenas ver os outros se safaram, pode desencadear alguém para justificar decisões ruins. É por isso que a criação de um ambiente transparente e justo é importante tanto quanto ter controles fortes.
Fale sobre integridade abertamente. Faça a ética parte das conversas de desempenho. E deixe claro que seus sistemas não são sobre suspeita – eles são sobre justiça e sustentabilidade.
O papel da tecnologia em ficar à frente
Além do software contábil, as empresas inteligentes estão usando:
- Detecção de anomalia movida a IA (por exemplo, Mindbridge, DataSnipper)
- Painéis em tempo real Rastreamento de gastos por departamento (por exemplo, Datarails, cubo)
- Bots de aplicação de políticas Nas equipes Slack ou Microsoft que lembram os usuários das regras quando enviam consultas relacionadas a despesas (por exemplo, conformidade.ai)
Você não precisa de tudo isso. Mas você precisa de sistemas que crescem com seus negócios.
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A prevenção é mais barata que a limpeza
O uso indevido de recursos raramente começa com roubo total. Começa com pequenos subsídios, suposições desmarcadas e líderes sendo muito ocupados para perceber.
Se você está lendo isso, tome uma ação nesta semana. Execute uma auditoria de fornecedor. Atualize suas políticas de aprovação. Revise suas categorias de despesas. Basta escolher um.
Porque a verdade é que é muito mais fácil corrigir um vazamento do que limpar uma inundação.
Em 2023, a Apple revelou um caso de fraude interna grave. Um funcionário de longa data explorou seu acesso a sistemas de compras, desviando fundos da empresa, manipulando relacionamentos com fornecedores e aprovando faturas falsas. The Fallout: quase US $ 19 milhões em perdas.
Este não era um peculato ao estilo de Hollywood. Era lento, quieto e despercebido por anos. Começou com confiança e processos sem controle que não foram construídos para sinalizar abusos.
Como empreendedores, muitas vezes pensamos Fraude interna é um problema de grande empresa. Não é. É um problema de sistemas. Se você estiver construindo uma empresa, aqui estão cinco sinais de aviso que seus recursos podem estar deslizando pelas rachaduras – e o que você pode fazer para impedi -lo mais cedo.
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